Privacyverklaring

Toelichting verwerking persoonsgegevens De Levensboom

De Vrije Baptisten Gemeente De Levensboom in Groot-Ammers, hierna te noemen De Levensboom, is een kerkelijke gemeenschap en verwerkt persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de geldende wetgeving. Wij vinden uw privacy erg belangrijk en gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door of namens ons gebruikt en worden niet aan derden ter beschikking gesteld. Hieronder staat precies wat u van ons kunt verwachten, aan welke regels we ons houden en wat uw rechten zijn (wanneer De Levensboom persoonsgegevens van u verwerkt).

Gegevens organisatie
Organisatie: VBG De Levensboom
Postbus 26
2964 ZG Groot-Ammers
Contactpersoon: Reinier van Herk (Verantwoordelijke oudste)

Algemeen e-mail adres: info@delevensboom.nu
Website: www.delevensboom.nu

Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van:

• De door leden, relaties en vrijwilligers verstrekte persoonlijke informatie.
• Data verkregen naar aanleiding van het invullen van machtigings- en aanmeldingsformulieren.
• Data verkregen naar aanleiding van uw bezoek, aan –en gebruik van onze website, welke met uw toestemming aan ons zijn verstrekt.

Verwerking gegevens
De Levensboom zal persoonsgegevens slechts en uitsluitend verwerken en gebruiken om de gemeente te kunnen laten functioneren. Wij leggen de volgende gegevens vast in de ledenadministratie: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, doopdatum, trouwdatum en eventuele gezinsrelaties. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:

• U lid bent geworden van De Levensboom.

Wij leggen de volgende gegevens vast in de giftenadministratie: naam, adres, woonplaats en IBAN. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:

• U een machtigingsformulier invult.
• U een bijdrage overmaakt.

We leggen de volgende gegevens vast wanneer u als lid of relatie deelneemt aan activiteiten of cursussen van De Levensboom: naam, adres, woonplaats, IBAN (wanneer een bijdrage wordt gevraagd), bijzondere persoonlijke gegevens voor zover van toepassing. Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:

• U zich aanmeldt voor de betreffende activiteit, kring of cursus.

Geluids- en beeldopnamen
Er worden geluidsopnamen van kerkdiensten of andere openbare bijeenkomst gemaakt. Het betreft zoveel mogelijk alleen de preek of het onderwijs onderdeel. De geluidsopnamen worden via onze website gepubliceerd. Van bijzondere diensten (bijv. rouw-, trouw-, en doopdiensten) worden beeldopnamen van de kerkdiensten gemaakt voor privé gebruik, deze worden niet gepubliceerd.

Beschrijving doeleinden en wijzen van verwerking
Het uiteindelijke doel van het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens kan als volgt worden beschreven:

• Om een ledenadministratie bij te houden
• Om personen te kunnen informeren over relevante zaken binnen De Levensboom
• Om personen uit te kunnen nodigen voor ledenvergaderingen en andere bijeenkomsten die alleen voor leden zijn;
• Om de financiële administratie te kunnen voeren;
• Om personen makkelijk met elkaar in contact te kunnen brengen, zowel telefonisch als per email;
• Om personen te kunnen feliciteren met hun verjaardag;
• Om de doopdatum van personen te kunnen opvragen wanneer een persoon bijvoorbeeld voorgedragen wordt als oudste;
• Om personen in te kunnen plannen voor taken binnen de gemeente;
• Om personen in te kunnen delen in kringen;
• Om in te kunnen loggen op de website;
• Om mensen met hun formele aanhef aan te kunnen spreken.

Categorieën van Betrokkenen
De Levensboom legt persoonsgegevens vast van de volgende categorieën personen (juridisch: Betrokkene):

• Leden
• Kinderen van leden: thuiswonende (minderjarige) kinderen; sommigen verrichten als vrijwilliger diverse taken.
• Prekers: personen die voorgaan in de dienst zonder dat zij lid of betrokkene hoeven te zijn.
• Deelnemers van kringen, activiteiten of cursussen (niet-leden)

(Groepen) geautoriseerde medewerkers die persoonsgegevens verwerken (gedifferentieerd naar verwerkingshandelingen en autorisaties):

• Oudstenraadleden en Taakgroepleiders: voor het uitnodigen van personen voor diensten, vergaderingen, roosteraangelegenheden en andere bijeenkomsten. Voor het registeren van de relatie van een persoon met de gemeente. Voor het indelen van personen in kringen.
• Taakgroepleider Secretariaat: voor het bijhouden van een goede ledenadministratie.
• Taakgroepleider Financiën (penningmeester): voor het voeren van een sluitende financiële administratie.
• Leden voor het in contact komen met andere leden, het inplannen van taken, het ontvangen van de weekbrief en overige communicatie van De Levensboom.

E-mail
Wanneer u als lid of betrokkene uw e-mailadres aan De Levensboom hebt verstrekt, wordt u per e-mail op de hoogte gehouden van actuele informatie van onze gemeente. Uw e-mailadres wordt niet aan derden verstrekt.

Afmelden e-mailnieuwsbrieven
Wilt u geen berichten van ons ontvangen? Dan kunt u zich op elk moment afmelden bij de administratie van De Levensboom.

Bezoek aan onze website

• De Levensboom gebruikt op haar website geen cookies. Uw gegevens worden niet met derden uitgewisseld.
• Het surfgedrag van bezoekers op onze website wordt bijgehouden om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt.

Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die wij over u hebben vastgelegd of deze laten wijzigen of verwijderen. U kunt uw wijzigingen doorgeven aan de administratie van De Levensboom door een e-mail te sturen naar info@delevensboom.nu. De Levensboom is verplicht om een bewijs van identiteit te vragen voordat wij u informatie mogen verstrekken over uw persoonlijke gegevens in onze administratie. U kunt ook een verzoek indienen per brief, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs, gericht aan de administratie van De Levensboom, Postbus 26, 2964 ZG Groot-Ammers.

Hoe lang bewaart De Levensboom uw persoonsgegevens?
De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo worden bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres van leden, gasten, donateurs en andere giftgevers) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt, bewaard volgens de wettelijke eisen. Indien uw persoonsgegevens niet meer voor het doel relevant zijn waarvoor ze zijn verstrekt, worden deze verwijderd. De vastgelegde persoonsgegevens zullen worden opgeslagen met de volgende bewaartermijnen:

• Zolang de persoon lid of betrokkene en/of spreker is, of
• Zolang de persoon niet te kennen heeft gegeven om (een deel van) zijn/haar gegevens te verwijderen of
• Zolang dat op basis van wettelijke of juridische gronden noodzakelijk is.

Beveiliging
De Levensboom heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies of elke vorm van onwettige verwerking. Op deze manier zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn en dat we de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.

Datalekken
Indien De Levensboom vermoedt, of te weten is gekomen, dat de persoonsgegevens gecompromitteerd zijn (security breach of een datalek), of zijn geweest, meldt De Levensboom dit onmiddellijk, in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur, aan de betrokkene.

Derden
De Levensboom maakt bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik van een aantal dienstverleners. Deze dienstverleners zijn:

• Van der Perk (webhosting, binnen de E.U.)

Vragen over privacybeleid

• De Levensboom behoudt zich het recht het privacybeleid te wijzigen. Vragen (bijvoorbeeld om inzage), opmerkingen en klachten m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens kunt u e-mailen naar info@delevensboom.nu t.a.v. de taakgroepleider secretariaat.

Hier kunt u de complete privacyverklaring van de Vrije Baptisten Gemeente de Levensboom downloaden.